E-Mail-Pressemitteilungen richtig versenden - Etikette, Gleichbehandlung, Verteiler, Termine

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Der E-Mail-Presseverteiler - der richtige Ansprechpartner entscheidet

 

Es ist der Klassiker unter allen Irrtümern: Im Zweifel der Chefredakteur.
Viele Unternehmen schicken ihre Presseinformationen ausschließlich an die Chefredakteure und hoffen auf das top-down-Prinzip. Tatsächlich sinkt damit die Wahrscheinlichkeit auf Abdruck unter die Nachweisgrenze. Chefredakteure sind oft nicht operativ in das Tagesgeschäft der Redaktion eingebunden, in Besprechungen oder unterwegs. Nachrichten bleiben mit hoher Wahrscheinlichkeit liegen.
Als wäre das nicht schon schlimm genug, ist der eigentlich zuständige Redakteur verärgert, wenn er die Nachricht bei der Konkurrenz nachlesen muss. Ganz zu schweigen vom Chefredakteur.

Größere Redaktionen arbeiten mit Ressortzuständigkeiten. In kleineren Redaktionen macht meist jeder alles, es haben sich aber schon allein aus Rationalisierungsgründen feste Themenverantwortlichkeiten gebildet.
Solche Firmen- und Ressortzuständigkeiten gehen In Ausnahmefällen so weit, dass Redakteure Meldungen, die thematisch nicht in ihre Zuständigkeit fallen, löschen und nicht weitergegeben. Ebenso kommt es vor, dass Redakteure Meldungen nicht weiterleiten, weil sie zwar die Zuständigkeit für die Firma haben, aber nicht für das Thema. Das ist ein Grund, warum Presseinformationen von Unternehmen mit einer breiten Leistungspalette, wie zum Beispiel Kurierleistungen, Seefracht und Luftfracht, oft nicht abgedruckt werden. Redakteure verteidigen ihre Ressorts mitunter so heftig, dass sie aus E-Mail-Pressemitteilungen sogar die Ansprechpartner löschen, bevor sie sie weiterleiten, um ihre Kontakte zu schützen. Das ist zwar die (unprofessionelle) Ausnahme, kommt aber immer wieder vor.

 

10 goldende Regeln für den Versand von E-Mail-Presseinformationen

  1. Bauen Sie einen professionellen Presseverteiler mit den für Sie wichtigen Redakteuren und Magazinen auf
  2. Schicken Sie Ihre Presseinformation immer an alle für Ihre Themen zuständigen Redakteure in einer Redaktion. Obligatorisch ist der Nachrichtenredakteur oder sofern vorhanden, die Onlineredaktion
  3. Der für das Thema zuständige Redakteur muss bei Pressemeldungen immer auf den Verteiler, der Chefredakteur kann zusätzlich. Für alle Termine und Einladungen gilt: der Chefredakteur muss immer auf den Verteiler
  4. Behandeln Sie alle Redaktionen gleich, wenn es um Nachrichten geht: gleicher Aussendetermin der Nachricht, gleiche Bestandteile, gleiche Auskunft
  5. Redaktionsschlüsse sagen in der Praxis wenig aus. Die Vorlaufzeiten der Redaktionen variieren stark und hängen von der Erscheinungsfrequenz ab. Faustregel: je länger der Artikel, desto länger der Vorlauf. Nachrichten – kurzer Vorlauf, Artikel – langer Vorlauf
  6. Nutzen Sie die Nachrichtenflaute vor Feiertagen, meiden Sie big events (Messen, Kongresse)
  7. Regel bei Zitaten in Pressemeldungen: Stimmen Sie alle Zitate ab. Bei Pressemeldungen zu Veranstaltungen sind oft Personen (z.B. Politiker/Gastredner) zitiert, auf deren Erscheinen Sie keinen Einfluss haben. Verschicken Sie die Meldung nicht vor Beginn  der Veranstaltung, sondern erst dann, wenn die zitierte Person anwesend ist. Vorsicht ist v.a. bei Politikern geboten, die oft ihre Teilnahme aus Termingründen absagen müssen
  8. Der beste Aussendetermin für aktuelle Meldungen ist früher Morgen
  9. Die Größe der E-Mail darf 3 MB nicht überschreiten
  10. Ein gutes Bild ist obligatorisch



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